电子文件对档案工作的影响及对策
张智涛
一、电子文件定义及其特点综述
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：?１ 电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；?２ 电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；?３ 电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；?４ 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件对档案业务管理工作的影响
１传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
２?由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
３?由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
三、电子文件对档案学理论的影响
１?对档案本质属性的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定?电子文件能否作为档案?是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
２?对档案来源原则的影响
来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。
３?对档案学理论研究内容的影响
档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。
四、档案界所应采取的对策
１?做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
２?解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
３?使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。
４?档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
湖北省土地整治管理办法
湖北省人民政府
第344号
《湖北省土地整治管理办法》已经2011年7月18日省人民政府常务会议审议通过，现予公布，自2011年10月1日起施行。
省长王国生
2011年7月29日
湖北省土地整治管理办法
第一章总则
第一条为了规范和促进土地整治工作，实现保护耕地和土地节约集约利用目标，保障土地资源可持续利用，推进社会主义新农村建设，根据《中华人民共和国土地管理法》及相关法律、法规的规定，结合本省实际，制定本办法。
第二条在本省行政区域内从事土地整治及其管理活动，适用本办法。
本办法所称土地整治，是指对宜农未利用土地进行开垦，对田、水、路、林、村实行综合整治，对废弃工矿区等历史遗留损毁土地和自然灾害损毁土地进行恢复利用，以提高耕地质量，增加有效耕地面积，优化土地利用结构，提高土地利用率，改善农业生产条件和生态环境的活动。
第三条土地整治应当符合土地利用总体规划，坚持统筹规划、整体推进、因地制宜、保护和改善生态环境、维护土地权利人的合法权益。
第四条省人民政府组织领导全省的土地整治工作，负责组织实施具有区域特点的土地整治重大工程。
市、县、乡三级人民政府分别组织领导本行政区域内的土地整治工作。
县级以上人民政府国土资源行政主管部门负责本行政区域内的土地整治的组织实施和监督管理工作。土地整治机构负责土地整治的具体工作。
县级以上人民政府发展改革、财政、环保、住建、交通、水利、农业、林业等部门按照各自职责，做好土地整治的相关工作。
第五条县级以上人民政府国土资源行政主管部门应当推行电子政务，加强对土地整治从业单位的管理，建立从业单位信用管理制度，与有关部门及时交换信息，共享信息资源。
县级以上人民政府国土资源行政主管部门应当强化土地整治的技术保障，加强土地整治各类技术标准的研究、制定与技术培训，提高土地整治项目实施和管理的科学化、规范化水平。
第六条鼓励单位和个人利用自筹资金或者结合生产建设活动，参与土地整治科学研究、技术创新、工程建设等工作。
在土地整治工作中取得显著成绩的单位和个人，由县级以上人民政府给予表彰或者奖励。
第二章土地整治规划
第七条县级以上人民政府国土资源行政主管部门应当依据国民经济和社会发展规划、土地利用总体规划和上级土地整治规划，组织编制本行政区域的土地整治规划及年度计划。
土地整治规划应当与农村水利综合规划、林业长远规划、乡镇和村庄规划等相关规划相衔接，应当对规划实施后可能造成的环境影响作出分析、预测和评估，提出预防或者减轻不良环境影响的对策和措施。
土地整治年度计划应当依据土地整治规划和上级土地整治年度计划进行编制。
第八条土地整治规划报送审批前，国土资源行政主管部门应当依法将土地整治规划草案予以公告，并采取论证会、听证会或者其他方式征求有关部门、专家和公众的意见。
国土资源行政主管部门应当充分考虑有关部门、专家和公众的意见，并在报送审批的材料中附具意见采纳情况及理由。
第九条土地整治规划实行分级审批。
省土地整治规划由省人民政府国土资源行政主管部门报省人民政府批准。
市、县两级的土地整治规划，分别由本级人民政府国土资源行政主管部门报本级人民政府批准，并报上级人民政府国土资源行政主管部门备案。
第十条县级以上人民政府国土资源行政主管部门可以根据国民经济和社会发展规划、土地利用总体规划和上级土地整治规划修改情况，对土地整治规划进行修改。修改后的土地整治规划，应当依照本办法第八条、第九条规定的审批程序报批或者备案。
第三章项目立项与设计
第十一条土地整治应当实行项目管理。
县级以上人民政府国土资源行政主管部门应当根据土地整治规划和年度计划，建立土地整治项目储备库，拟定年度土地整治项目。
第十二条土地整治项目选址，应当符合下列条件：
（一）符合土地整治规划；
（二）土地相对集中连片；
（三）项目实施后能提高耕地质量，增加有效耕地面积，改善生态环境；
（四）土地权属清楚无争议；
（五）依法经项目涉及地村民会议或者村民代表会议的同意。
第十三条土地整治应当尊重自然规律和经济社会发展规律。
土地整治项目应当优先在土地整治规划确定的基本农田保护区、粮食主产区和重点区域内安排，同时兼顾其他地区。
第十四条土地整治项目立项由县级以上人民政府国土资源行政主管部门依照本办法向有批准立项权的国土资源行政主管部门申报，申报时应当附具土地整治项目可行性研究报告、土地权属调整方案。
土地整治项目申报立项之前，县级人民政府国土资源行政主管部门应当提请本级人民政府组织财政、环保、住建、交通、水利、农业、林业等有关部门和项目所在地乡级人民政府以及有关方面的专业技术人员进行论证。
第十五条土地整治项目立项，按照资金来源分别由省、市、县三级人民政府国土资源行政主管部门批准。上级人民政府国土资源行政主管部门根据需要，可以将土地整治项目立项委托下级人民政府国土资源行政主管部门审批。
跨市（州）行政区域实施易地开垦耕地的，由省人民政府国土资源行政主管部门批准；在市（州）行政区域内实施易地开垦耕地的，由市（州）人民政府国土资源行政主管部门批准，并报省人民政府国土资源行政主管部门备案。
第十六条土地整治项目经批准立项后，县级以上人民政府国土资源行政主管部门应当根据项目的规模，依法采取招标等公开方式，选定具备相应资质等级的设计单位编制项目规划设计与预算。
第十七条设计单位应当对土地整治项目区进行实地踏勘，准确掌握项目区内土地利用现状，充分听取项目所在地乡级人民政府、集体经济组织或者村民委员会、村民小组及村民的意见，编制科学可行的项目规划设计，并将项目规划设计在项目所在地乡（民族乡、镇）、村进行公告。
第十八条土地整治项目规划设计应当是综合设计方案，包括土地平整工程、农村水利工程、田间道路工程（含机耕道路工程）、生态防护工程和村庄整治工程等内容。
土地整治项目规划设计应当按照相关国家标准或者行业标准进行设计，没有国家标准、行业标准的，按照省人民政府国土资源行政主管部门规定的标准进行设计。
第十九条土地整治项目规划设计应当报批准立项的国土资源行政主管部门批准；项目预算经批准立项的国土资源行政主管部门审查后，报同级财政部门审核。
第二十条土地整治项目规划设计一经批准，不得擅自变更。确需变更的，必须按照省人民政府国土资源行政主管部门规定的审批权限和程序审查，经审查批准后才能变更。
任何单位或者个人不得越权批准土地整治项目规划设计的变更，不得先变更实施后再报批。未按规定的审批权限和程序审查而变更的土地整治项目，一律不予验收。
第二十一条有下列情形之一的，可以提出土地整治项目规划设计变更申请：
（一）因土地利用总体规划调整、文物或生态环境保护、国家重点工程建设需要；
（二）为推广先进技术，采用先进工艺，降低工程成本，节约工程投资；
（三）不可抗拒的自然灾害以及其他不可预见因素的影响；
（四）批准土地整治项目规划设计的国土资源行政主管部门认为应当变更的其他情形。
第四章项目实施与工程管护
第二十二条土地整治项目实施实行项目法人制、招标投标制、工程监理制、合同制和公告制等制度。
土地整治项目可以由项目法人组织实施，也可以由项目法人委托项目所在地乡级人民政府组织实施。土地整治项目法人是县级以上人民政府国土资源行政主管部门。
第二十三条土地整治项目实施方案由项目法人依据项目规划设计和预算组织编制，在项目所在地乡（民族乡、镇）、村进行公告，公告时间不得少于15个工作日，公告期满后，经批准立项的国土资源行政主管部门审核后实施。
第二十四条土地整治项目实施方案应当包括下列内容：
（一）项目概况和项目区土地利用现状；
（二）土地整治的目标和任务；
（三）拟采用的土地整治标准和措施；
（四）土地整治工作计划与进度安排；
（五）土地整治资金使用与进度安排；
（六）省人民政府国土资源行政主管部门规定的其他内容。
第二十五条项目法人应当依法采取招标方式选定具备相应资质等级的项目施工单位。
项目法人应当与项目施工单位签订施工合同。
第二十六条项目法人根据工程投资规模，依法采取招标等公开方式，选定具备相应资质等级的项目监理单位。
第二十七条土地整治项目工程施工应当尽量安排在农闲期间进行，尽量减少工程施工对农作物的损毁。
项目施工单位应当按照项目规划设计和施工合同进行施工，不得擅自变更项目建设位置、建设规模、建设标准和建设内容。
第二十八条土地整治后的耕作层、平整度、灌排条件、道路通达条件以及生态保护措施等，应当符合项目规划设计要求和有关标准。
第二十九条土地整治项目工程质量不符合项目规划设计要求和规定的标准，在保修范围和保修期限内出现质量缺陷，项目施工单位应当履行保修义务。
第三十条土地整治项目所在地县级人民政府国土资源行政主管部门以及有关部门和乡级人民政府应当向土地整治项目区派驻代表，依法对项目建设进度、质量等进行监督，对相关事务进行协调。
项目监理单位应当依法对土地整治项目工程建设的投资、建设工期和工程质量等进行监理。
土地整治项目所在地的集体经济组织或者村民委员会、村民小组及村民有权对土地整治项目工程质量进行监督。
第三十一条土地整治项目竣工后，项目所在地县级人民政府国土资源行政主管部门组织财政、环保、住建、交通、水利、农业、审计、林业等有关部门和项目所在地乡级人民政府以及有关方面的专业技术人员、村民代表进行初步验收。初步验收不合格的，项目施工单位应当返工或者返修。
初步验收通过后，项目法人应当向批准立项的国土资源行政主管部门提出竣工验收申请。
批准立项的国土资源行政主管部门或者受其委托的国土资源行政主管部门应当组织竣工验收。
第三十二条土地整治项目竣工验收后，项目法人应当及时落实工程管护主体，办理资产移交手续，明确管护责任和义务。
土地整治项目工程管护主体由县级以上人民政府根据工程受益范围和受益对象等情况确定：
（一）受益范围跨乡（民族乡、镇）行政区域且以水利设施为主的工程，由县级人民政府水利行政主管部门负责管护或者委托所属工程管理单位负责管护；
（二）受益范围跨行政村的工程，由乡级人民政府负责管护或者委托村民委员会负责管护；
（三）受益范围为一个行政村的工程，由村民委员会负责管护或者委托受益范围内的农民专业合作社、专业协会等组织负责管护；
（四）鼓励利用市场方式确定工程管护主体。在依法经受益农民村民会议或者村民代表会议同意的前提下，可依法通过承包、租赁、拍卖、业主负责制等多种方式落实工程管护主体；
（五）按照村民自治管理的原则，有条件的地方可以灌区或者项目所在地乡（民族乡、镇）、村为单位组建农民用水协会或者土地整治项目工程管护协会，负责土地整治项目区内各类工程设施的统一管护。
第三十三条土地整治项目工程管护主体应当按照合同规定，依法进行工程管护，不得以任何理由擅自收取有关费用，不得擅自将工程及设备变卖。
县级人民政府有关部门、乡级人民政府应当加强对土地整治项目工程管护主体的管理，建立土地整治项目工程运行监测评价工作制度。
第三十四条土地整治项目工程管护经费可以按照以下办法筹集：
（一）通过土地整治项目区内工程承包、租赁、拍卖等形式取得的收入，优先用于工程管护；
（二）建立多元化的投入机制。各级人民政府财政部门根据实际需要，安排工程管护补助资金；集体经济组织或者村民委员会通过从集体收益中安排适当比例的工程管护经费；采取村民一事一议等形式筹集工程管护资金，用于工程管护；
（三）其他多形式多渠道筹集工程管护资金。
第三十五条实行土地整治项目后评价考核制度。
土地整治项目后评价工作由市（州）人民政府国土资源行政主管部门组织实施，并定期向省人民政府国土资源行政主管部门报告。土地整治项目后评价结果，是审批土地整治年度计划和有关表彰、奖励的重要依据。
土地整治项目后评价工作的内容与方法由省人民政府国土资源行政主管部门会同有关部门制定。
第五章土地权属调整管理
第三十六条县级人民政府及其有关部门、乡级人民政府应当加强对土地整治权属调整的管理，尊重土地权利人的意愿，维护土地权利人的合法权益。
第三十七条整治国有土地或者农民集体所有土地，原土地所有权原则不变。
土地整治项目涉及土地权属调整的，在项目实施前，县级人民政府国土资源行政主管部门应当会同有关部门和乡级人民政府，按照有利生产、方便生活、自愿的原则，编制土地权属调整方案。土地权属调整方案依法经项目所在地村民会议或者村民代表会议的同意，并签订协议后报县级人民政府批准。
经批准的土地权属调整方案，应当在土地整治项目所在地乡（民族乡、镇）、村进行公告。
第三十八条土地整治项目涉及土地承包经营权调整的，依照《中华人民共和国农村土地承包法》的规定执行。
第三十九条农村宅基地和村庄整理所节约的土地，首先要复垦为耕地，调剂为建设用地的必须符合土地利用总体规划、纳入年度建设用地计划，优先满足集体建设用地。
集体土地整治后新增耕地的分配，应当经本集体经济组织成员的村民会议或者村民代表会议的同意。
在坚持尊重农民意愿、保障农民权益的原则下，农村集体建设用地可以依法流转。
第四十条政府投资开发未确定使用权的国有荒山、荒地、荒滩，整治后由县级以上人民政府按照土地利用总体规划依法安排使用；用于农业生产的，可以优先安排给土地所在地的集体经济组织使用。
第四十一条土地整治新增耕地，可以依法作为省域内进行非农建设占用耕地时的补充耕地指标。
第四十二条土地整治项目涉及土地权属发生改变的，土地整治项目竣工验收后，土地权利人应当向县级以上人民政府国土资源行政主管部门提出变更登记申请，依法办理土地权属变更登记手续。
第六章资金管理
第四十三条土地整治项目资金来源主要包括土地整治专项资金和社会资金。
本办法所称土地整治专项资金，包括新增建设用地土地有偿使用费、耕地开垦费、用于农业土地开发的土地出让金等资金。
本办法所称社会资金，是指参与土地整治的单位和个人所投入的资金。
第四十四条县级以上人民政府应当确保土地整治专项资金用于土地整治，并聚合其他涉农专项资金集中投向土地整治项目区，提高资金使用效率；应当采取市场化运作等措施，扩大土地整治项目资金来源渠道，引导单位和个人等社会资金依法参与土地整治。
第四十五条土地整治项目资金实行预算和决算管理制度，专款专用，单独核算，任何单位和个人不得挪用、截留土地整治项目资金。
应当建立项目会计核算制度和内部稽核制度，对土地整治项目资金实行全过程的财务管理与监督。
土地整治项目资金的具体管理办法，依照国家和省的规定执行。
第四十六条县级以上人民政府财政部门负责土地整治项目预算的审核，批复土地整治项目的支出预算，办理项目资金的拨付，监督检查项目预算的执行情况和资金使用情况，批复项目竣工决算。
县级以上人民政府国土资源行政主管部门负责组织编制土地整治项目投资计划和预算建议，监督检查项目预算的执行情况和资金使用情况。
县级以上人民政府审计部门依法对土地整治项目资金的使用情况进行审计。
第七章法律责任
第四十七条违反本办法规定，法律、法规有法律责任规定的，从其规定。
第四十八条土地整治项目设计、施工和监理单位，违反有关标准、规定、设计文件和合同要求，由监督检查部门责令改正；造成损害的，依法承担民事责任。
第四十九条有关单位或者个人扰乱、阻碍土地整治工作或者破坏土地整治项目工程、设施和设备，造成损害的，依法承担民事责任；构成违反治安管理行为的，由公安机关依法处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第五十条违反本办法第二十条规定，擅自变更土地整治项目规划设计的，由县级以上人民政府国土资源行政主管部门责令限期改正；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依法给予行政处分。
第五十一条违反本办法第四十五条第一款规定，挪用、截留土地整治项目资金的，由县级以上人民政府财政、审计等部门责令改正；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第五十二条在土地整治工作中，有关部门工作人员玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊，尚不构成犯罪的，依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第八章附则
第五十三条本办法自2011年10月1日起施行。