姚某与晋江市明华塑料机械有限公司侵犯商业秘密纠纷上诉案

唐青林


一、案件来源
泉州市中级人民法院（2006）泉民初字第324号、福建省高级人民法院（2007）闽民终字第213号民事判决书。

二、案件要旨
由于企业内部的商业秘密多分布在不同的领域和部门，因此建立专门的机构对商业秘密进行统一的协调、管理和监控十分必要。企业应视自己的情况，决定设立的专门性“商业秘密管理委员会”的规模大小及人员配置。该商业秘密管理委员会的主要职责包括：做好“定密”工作，制定企业商业秘密保护制度，检查、监督商业秘密保护制度的执行情况以及开展保密宣传、教育工作等。

三、基本案情
原告明华公司系专业经营塑料机械配件制造的公司，主要生产塑料破碎机，并获2005年度福建省质量达标单位。2001年11月，明华公司制定的管理规定制度中有“不得对外泄露企业生产工作或机密”条款，其同年制定的“质量手册”中也有要求“保守产品生产及销售业务机密”的条款。被告姚某原系明华公司的员工，1985年9月进入明华公司工作，其后一直负责明华公司的生产管理工作并曾任生产经理、销售部主管，但姚某与明华公司间一直未签订过书面劳动合同或涉及到有关保密方面的合同。
2004年，姚某在未与明华公司协商并获同意的情况下，离开了明华公司，并于其后也开始生产塑料破碎机。2005年12月30日，姚某和他人合股成立了被告上华公司，该公司系生产、销售鞋塑机械的有限责任公司。姚某和上华公司将其生产的塑料破碎机销售给明华公司的原客户。2005年8月和9月，明华公司向晋江地方税务局和国家税务局申请停产歇业。
后明华公司以姚某、上华公司侵害其商业秘密为由，向泉州市中级人民法院提起诉讼。在本案审理中，原告明华公司确认，其所指的商业秘密即是生产技术、配件来源、销售渠道、客户名单等。
在本案一审审理过程中，明华公司提供的《文件分发记录》证明，在2001年4月9日姚某曾签收了明华公司于2001年3月19日制定的《质量手册》。

四、法院审理
泉州市中院认为：原告明华公司诉称两被告侵犯了其生产技术、配件来源、销售渠道、客户名单等商业秘密信息，其中，配件来源属经营信息，但明华公司不可能是其配件生产厂家的唯一客户，配件商要推销其产品，势必要对其产品及客户等广加宣传，故该信息不可能不为公众所知悉，不构成明华公司的商业秘密；生产技术属于技术信息，原告称其生产的塑料破碎机其中部件有特殊处理，两被告的产品也采用了这个技术，但却没有证据加以佐证，故法院不予认可；至于原告所诉指的销售渠道和客户名单，实质即为客户信息，包括经营者的交易对象的名称、地址、产品交易价格、交易方式以及其他资料。该些客户信息的形成需要花费相当的时间和经费，其他同类经营者不可能从公共渠道取得，且能为明华公司带来潜在的竞争优势，还经采取了与员工签订保密条款等措施加以保密（本案原告虽未与姚某签订书面的保密协议，但其制定的《管理规定制度》和《质量手册》有相关的保密规定），故该客户名单信息符合商业秘密的构成要件，应受法律保护。
姚某在明华公司工作近二十年，虽未签订过书面劳动合同，但双方已形成事实上的劳动合同关系，姚某在明华公司期间，从事生产、销售工作，并曾担任销售部门的主管，属于企业的高级管理人员，从原告所提供的相应证据可以体现，由于姚某的特定身份，可以认定其已经掌握了明华公司的客户名单。虽然姚某与明华公司未签订过书面的保密协议，但我国《反不正当竞争法》将公平、诚实信用列为基本原则，且规定须遵守公认的商业道德，其维护商业道德、确立竞争道德规则的精神是不言而喻的。因此，姚某利用其掌握客户名单的有利条件与他人合办上华公司，披露并使用明华公司的客户名单的行为与我国《反不正当竞争法》的基本原则是相悖的，其行为属于《反不正当竞争法》规定的侵权行为。上华公司辩称不知悉原告与姚某的关系，因上华公司只有包括姚某自己在内的两个股东，故上华公司该辩称显然于常理不符，不予采纳。
综上，姚某和上华公司共同构成对明华公司商业秘密的侵犯，构成不正当竞争，依法应承担停止侵权、赔偿民事责任的责任。法院判决：被告姚某、上华公司立即停止侵犯原告明华公司商业秘密的行为，上华公司不得利用原告明华公司的客户名单从事经营活动；被告姚某、上华公司于本判决生效后十日内赔偿原告明华公司经济损失五万元。
宣判后，姚某不服，向福建省高院提起上诉。请求撤消原审判决，改判驳回被上诉人的全部诉讼请求。其主要上诉理由是：被上诉人明华公司从未制定任何保密制度，亦未与上诉人签定保密合同，没有对其要求保护的信息采取任何保密措施。故被上诉人请求保护的客体不符合商业秘密的构成要件；上诉人不属于《公司法》规定的“高级管理人员”，且上诉人与被上诉人间从未有保密要求的约定，上诉人并非承担保密义务的主体，故被上诉人指称上诉人须承担保密责任亦无事实与法律依据。明华公司则同意一审判决。
福建省高院经审理后认为，本案二审中当事人争议的焦点有二：
一、被上诉人明华公司的客户名单是否构成商业秘密。
明华公司在其经营过程中，积累了相应的客户信息，包括交易对象的名称、地址、产品交易价格、交易方式等其他资料。由于客户名单需要花费相当的时间和经费才能形成和获得，其他同类经营者不可能从公共渠道轻易获得。这些信息可以使其在同行竞争中取得相应的优势，可见客户信息具有特殊性和价值性。商业秘密的保密性是指相关企业有无对相关的信息采取保密措施，并非指该保密措施的严密程度。根据明华公司在其《质量手册》中的相关保密规定，可以认定明华公司对其相关的经营信息采取了保密措施。因此明华公司的客户名单符合商业秘密的构成要件，应受法律保护。根据原审提供的证据，姚某在明华公司工作期间曾领取了公司制定的《质量手册》。作为曾先后任职生产、销售部门主管应该知道《质量手册》中相关的保密规定。因此，姚某有关明华公司没有制定保密制度的主张，事实依据不充分，不予支持。
根据现有证据，姚某在明华公司曾先后任职生产、销售部门主管，应属企业中层管理人员，原审认定其为企业高级管理人员事实和法律依据不足，但原审认定姚某因其曾担任销售部门主管的特殊身份，掌握了明华公司的客户名单，事实依据充分。
二、上诉人姚某是否应当承担对公司商业秘密的保密义务。
姚某在离开明华公司后与他人合股成立的上华公司，生产、销售与明华公司相同产品，属于同行业竞争者。姚某虽未与明华公司签订相关的保密协议，但其在后来的经营活动中仍应遵守公平竞争的基本原则。上华公司的经营过程中，姚某利用其掌握明华公司客户名单的便利条件，将上华公司的产品销售给明华公司原来的客户。该行为违反了我国《反不正当竞争法》公平、诚实信用的基本原则，侵犯了明华公司的商业秘密，构成不正当竞争。姚某应对此承担停止侵权、赔偿损失的民事侵权责任。姚某主张其未与明华公司签订保密协议，其在上华公司的经营行为没有侵犯明华公司的商业秘密的上诉理由，因事实和法律依据不足，不予支持。原审判决对姚某和上华公司共同侵犯明华公司商业秘密的认定正确，应予维持。原审法院依据侵权的持续时间、性质和情节以及原告为本案诉讼所支出的合理开支等因素，酌定赔偿数额为人民币五万元，依法有据，应予维持。
综上所述，福建省高院作出了驳回上诉，维持原判的二审判决。

五、律师点评
本案中，原告明华公司在公司的管理规定、质量手册等中都规定有相关的员工保密条款，但却未与重要涉密员工签订劳动合同，也未对企业的相关商业秘密采取合理的保密措施，最终致使员工在离职后泄露了公司的商业秘密，损害了公司的利益。从本案中可以看出，在企业内部设立一个专门性的商业秘密管理部门，并由其来负责企业的商业秘密管理与保护是何其重要。
当企业发展到一定阶段后，由于商业秘密多分布在不同的领域和部门，建立专门的机构对商业秘密进行统一的协调、管理和监控是十分必要的。企业应视自己的情况，决定设立的专门性“商业秘密管理委员会”的规模大小及人员配置，具体的组成人员可包括企业的生产、研发、经营、财务、人事教育、法律、管理层等部门的负责人。由该委员会来集中对商业秘密进行统一的管理，明确责任人，避免管理漏洞，并增加员工的保密积极性。商业秘密管理委员会的主要职责包括：
（一）确定商业秘密的内容、范围，知悉人员等情况，即做好“定密”工作。对企业范围内的重要技术、经营信息进行汇总，确定哪些属于企业商业秘密的范围，明确密级和保密期限问题，并在商业秘密的载体上予以标明。随后，在考察企业内部的人事管理、制度安排后对商业秘密的知悉范围和涉密权限等问题予以确定。
（二）制定企业商业秘密保护制度。由商业秘密管理委员会制定商业秘密保护的规章、制度，报企业决策层审查、批准，并经公示后对全体员工发生效力。保密制度的主要内容包括商业秘密载体的管理、保密工作，涉密员工的管理，涉密区域、电脑、网络的管理以及奖惩制度等。
（三）检查、监督商业秘密保护制度的执行情况。商业秘密管理委员会对企业的保密工作开展经常性检查，监督员工的执行情况，发现有漏洞、不完善的地方予以及时指出，并提出完善方案。同时，在与客户、合作方谈判、签约的过程中，也应有商业秘密管理委员会的人员在场，防止员工无意间泄露了企业的商业秘密，并在必要时与该客户、合作方签订保密协议。
（四）开展企业保密宣传、教育工作。商业秘密委员会通过在企业内组织开展员工的保密教育活动等形式，告知员工商业秘密的重要性，提高员工的保密意识。必要时，可邀请律师、保密局工作人员等专业人士来企业做商业秘密讲座，提高企业的保密水平。
（五）会同人事、财务部门，做好员工奖惩工作。对为企业研发了商业秘密或是保密工作做的好的员工，应提议设立科研奖金、保密津贴等予以加奖；而对于因过失或故意泄露、使用或允许他人使用了企业商业秘密的员工，则通过对其罚款、开除，乃至追究法律责任等手段进行处罚。

编者注：本文摘自北京市安中律师事务所唐青林律师主编的《中国侵犯商业秘密案件百案类评》（中国法制出版社出版）。唐青林律师近年来办理了大量侵犯商业秘密的民事案件，为多起涉嫌侵犯商业秘密罪提供辩护，在商业秘密法律领域积累了较丰富的实践经验，欢迎切磋交流，邮箱：lawyer3721@163.com，电话：13910169772。

交通部


交通文件材料立卷归档办法
1992年1月9日，交通部

第一章 总 则
第一条 为做好立卷归档工作，保证案卷质量，以达到档案规范化、标准化的要求，根据国家有关规定及交通部、国家档案局《交通档案管理办法》，特制定本办法。
第二条 归档的文件，文书材料按年度立卷，科技文件材料按工程项目、科研课题、产品及设备型号立卷。各单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料，都要按照文件材料立卷归档要求分别立卷归档。
第三条 交通行政、企业、事业单位、社会团体（以下简称各单位）的有关领导，应加强对本单位文件材料立卷工作的领导。档案管理部门应加强立卷归档具体工作的检查和指导。

第二章 立卷单位与平时归卷
第四条 应当立卷归档的文件材料必须坚持文书部门或由或业务部门立卷制度。交通部机关的文书立卷工作，分别由各司、局办公室（综合处）负责。交通部党组的文书立卷工作，由办公厅负责。部属单位及双重领导行政、企业、事业单位的文件材料立卷工作，由文书部门或业务部门负责。科技文件材料的整理立卷工作，应由工程、科研和其他技术项目承办人员负责。声像资料由声像资料形成单位负责。所有负责立卷工作的单位，均应根据工作量的多少，配备专职或兼职立卷人员。
第五条 各单位都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或者领导批存的文件材料，由文书立卷人员负责集中统一保管。对因工作需要临时借用文件，应及时提供利用，并在临时借用文件登记表上登记，归还时注销。
第六条 各单位（或部门）根据自己的业务范围及当年工作任务，拟制简明确切的“案卷类目”，并编条款号。
第七条 承办人员应将处理完毕或经领导批存的文件材料，在七天内收集齐全，加以整理，送本单位（或部门）立卷人员归卷。

第三章 立卷人员职责
第八条 立卷人员职责
一、按照部颁案卷质量标准要求，做好立卷归档。
二、认真执行平时归卷制度。根据本单位业务范围和当年工作任务，编制平时归卷使用的“案卷类目”，将处理完毕的文件材料，及时收集归类，集中统一保管。对所形成的科技文件材料，收集齐全，核对准确，加以系统整理，组成保管单位（卷、册、袋、盒）。

第四章 归档范围及保管期限
第九条 文件材料归档范围及保管期限按照《文件材料归档范围及保管期限表》执行。
第十条 文件材料的保管期限分为永久、长期（十六至五十年左右）和短期（十五年以下，含十五年）三种。
一、凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究及科学研究等工作有长远利用价值的文件材料，应列为永久保管。
二、凡是反映本单位一般活动的，在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，应列为长期保管。
三、凡是在较短时期内本单位需要查考的文件材料，应列为短期保管。
一般基本建设项目及设备文件材料实际保管期限不得短于实物的实际使用寿命。
第十一条 文件材料保管期限的计算，文书文件材料应从案卷所属年度、科技文件材料应从归档以后（如一个项目分批归档，则从最后一批归档后）的下一年一月一日算起。

第五章 立 卷
第十二条 文书文件材料立卷，应遵循文件材料形成的过程、因果和特点，保持它们之间的历史联系，区别不同价值，分类立卷。要灵活运用问题（指文件内容所反映的问题）、作者、时间、名称、通讯者、地区六个特征进行立卷。为便于查找利用，多数案卷应以问题为主结合其他特征立卷。文电应合一立卷。
第十三条 文书案卷的卷皮格式、案卷题名、卷内文件目录及备考表的样式及填写内容要求如下：
一、文书案卷采用的卷皮尺寸为300ｍｍ×220ｍｍ或280ｍｍ×210ｍｍ。
二、案卷封面项目包括：全宗名称、单位名称、案卷题名、年度、保管期限、页数、分类卷号、保管卷号、档号。
案卷背面注有交通部办公厅档案处监制。
三、卷内文件目录尺寸采用国内通用16开型（即260ｍｍ×185ｍｍ）或国际标准Ａ4型（即297ｍｍ×210ｍｍ），卷内文件目录包括首页和二页。
四、卷内备考表。
五、案卷各部分的排列格式均应是：案卷封面一卷内文件目录—文件材料—备考表—封底。
第十四条 文书档案卷内文件应区别不同情况进行排列：
一、密切联系的文件，批复、批示（包括在请示、报告原件上批复、批示的影印件）在前，请示、报告在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；重要法规性文件历次修改稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；
二、几个地区的文件组成的案卷，先分地区，再按时间顺序排列；
三、由几个制发单位的文件组成的案卷，先分制发机关，再按时间顺序排列；
四、性质相同或相近的问题或案件组成的案卷，卷内文件的排列先按问题或案件分类，再按时间顺序排列；
五、其他文件材料按重要程度排列。
第十五条 所有本单位发出文件的定稿，文书处理手续必须完备。
复印后加盖原印章的文件，具有档案凭证作用；一般情况下，复印的文件，不作为档案保管（复印件作为正文附件的除外）。电传文件不宜长期保存，应复印归档，并加以说明。
第十六条 凡是在本单位刊物登载公布，不另行文的文件定稿，应由文件的主办单位将定稿和刊物一并立卷。刊物的编辑出版部门，可以立卷归档刊物后面的卷内备考表内说明定稿由某某处、室归档。几个单位的联合发文，应由主办单位负责将定稿及其有关文件立卷归档，参与办理的单位只存印件。会议文件由主办单位立卷归档。
第十七条 年度计划、总结、统计报表、决算等，应放在内容针对的年度立卷；跨年度的请示与批复，放入复文年度立卷，也可以放在批复问题的针对或生效年度立卷；请示没有复文的，放在请示年度立卷；长远规划放在针对的第一年立卷；两年以上的总结，放在总结的最后一年立卷；跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；有的问题或案件要跨过数年才能结束的文件，应分阶段立卷归档，确实分不开的，可以归入问题解决或案件结束年立卷；法规性的文件应放在公布或批准生效年立卷；学年年度文件，应放在学年针对年度立卷。
第十八条 科技文件材料的立卷，应由项目承办人员负责将所形成的文件材料收集齐全，核对准确，按照其自然形成规律，保持文件之间的有机联系。一个独立完整的工程项目，科研课题及设备仪器，根据其文件数量，加以系统整理，可以组成一个或若干个保管单位（卷、册、袋、盒）。
第十九条 科技档案案卷的构成办法如下：
一、组卷要求
1．产品、设备仪器、科研课题、基建项目按其部件，结构、阶段等分别组卷。
2．与产品、设备仪器、科研课题、基建项目关系密切的管理性文件，应列入产品、设备仪器、科研课题、基建项目类中组卷。
3．案卷内科技文件材料必须准确反映生产、科研、基建和有关管理活动的真实内容。设计更改通知单需随图立卷归档。
二、案卷排列
1．基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程竣工验收等排列。
2．科研课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。
3．设备按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列。随机图样也可单独组卷。
4．产品按设计（含初步设计、技术设计）、试制、小批量生产试制、批量生产、产品创优等工作程序排列，也可以按其产品系列、结构（部件或组件）排列。
5．管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。
6．案卷内科技文件材料排列要求文字材料在前，图样在后。
三、案卷编目
1．案卷封面
案卷封面由案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号（指档案分类号和案卷顺序号）等项目组成。
案卷题名主要内容应包括项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。
2．卷内文件目录
卷内文件目录由顺序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注组成。卷内目录排列在案卷科技文件材料的首页之前。
3．卷内备考表
卷内备考表要标明卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。卷内备考表排在卷内科技文件材料的尾页之后。
第二十条 反映本单位主要职能活动的奖杯、奖状、奖章和锦旗等实物，应写说明，编号登记，集中保管。
第二十一条 根据本办法第四章保管期限的规定，将组成的案卷划分为永久、长期、短期三种保管期限，并依据交通部有关保密规定，标明案卷密级。同一卷内文件密级不一样，卷皮应标明最高的密级。
第二十二条 归档的文件材料，必须书写工整，字迹、线条清晰，纸张优良，格式统一，禁止使用圆珠笔和铅笔书写、签批。
交通档案的蓝图按297ｍｍ×210ｍｍ折叠，底图不折叠，平放在专用底图柜内，大于1号的底图也可卷放装筒。
对于破损档案，应进行托裱。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽。对大小不一的文件应适当补镶或折叠。
第二十三条 声像资料要有文字说明（包括录制说明、录制单位、录制人及年、月、日），声音清楚，图像清晰，不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌及其他有害物质。
第二十四条 卷内文件要逐件填写“卷内文件目录”，并应按排列顺序采用阿拉伯数字，在有文字的每页材料的正面的右上角，背面的左上角填写页号。折叠成几层的文件和图表，按张编页号，声像资料在装具上或在声像资料的背面逐件编号。
第二十五条 案卷装订采用三孔一线方法（孔距8ｃｍ），并应使卷内文件的文字完整无损和便于查阅，案卷底边和装订边要齐整，以免文件散失。
一、已装订成册的不再装订，会计凭证、帐簿可装入档案袋（盒），科技案卷也可装入档案盒（袋）；
二、在装订时，应去掉文件上的金属物，以免锈蚀文件；
三、案卷封面和卷脊用毛笔正楷书写。卷面数字用阿拉伯数字填写，卷脊数字用中文数字填写。
第二十六条 卷内文件数量过多的可以分订数卷，案卷题名需标明卷内文件具体内容。
第二十七条 由立卷部门根据案卷排列情况编制案卷分类目录和科技档案案卷归档目录一式三份。同时应编制案卷保管目录及案卷目录索引一式三份。

第六章 案卷质量标准
第二十八条 为了便于利用和保管，归档的案卷质量必须符合下列十条标准。
一、归档文件，齐全完整；
二、分类清楚、保持联系；
三、题名确切，容易查找；
四、卷内排列，系统条理；
五、保管期限准确；
六、密级划分恰当；
七、蓝图折叠，符合要求；
八、卷皮书写，正楷整洁；
九、案卷装订，整齐美观；
十、声像资料，清楚清晰。

第七章 归 档
第二十九条 各单位每年的文书档案应于第二年上半年连同分类目录、保管目录及目录索引一式两份归档。科技档案按工程项目、产品、课题可以分阶段或全部竣工验收后连同科技档案案卷归档目录一式两份归档，科技档案一般归档二套，凡重要和使用频繁的，应归档一式四套。声像档案一般在年终由形成部门向档案部门归档，会议形成的声像档案由会议主办单位负责，在会议结束后两个月内向档案部门归档。
案卷归档时，交接双方当面点清，并在案卷分类目录、案卷归档目录所附的案卷归档、接收签证单，科技档案归档、接收签证单上签字盖章。
第三十条 本单位与外单位分工合作完成的科研、工程项目，由主办单位保存一整套档案，合作单位除保存自己承担任务有关的档案正本外，应将一份复制件交主办单位。
第三十一条 对于同类型产品、设备的科技文件材料，一般应选择一部（艘、台）立卷归档。
第三十二条 各单位每年的总发文簿于次年六月底前向档案管理部门移交。机构撤销后的发文簿移交档案部门保管二至五年备查。
第三十三条 档案部门必须对已归档的科技档案的修改、补充进行监督、检查。
一、已归档的图纸，需要修改时，承办单位应发给档案部门设计变更通知单并附图纸一并存入原案卷。
二、档案部门发现科技档案与实际情况有出入时，应及时提交有关部门进行修改或补充。
第三十四条 已归档的图纸、文件材料，如有作废或停止使用等情况，承办单位必须及时通知档案部门予以注明。

第八章 附 则
第三十五条 本办法自一九九二年一月九日起执行。各单位应根据本办法，结合自己的实际情况，制定具体的立卷归档范围和实施细则，并报部备案。
第九条详表
文件材料归档范围和保管期限表
顺序号 归档文件 保管期限
一、党群工作
1．上级党组织颁发的属本单位主管业务并要贯
彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通
报等文件
重要的 永久
一般的 长期或短期
2．上级党组织颁发的非本单位主管业务的文件 短期
3．上级党组织召开的需要贯彻执行的会议的文
件
重要的 长期
一般的 短期
4．上级党组织对本单位、本单位对下级单位进行
工作检查形成的主要文件材料
重要的 永久或长期
一般的 短期
5．本单位召开的党、团、工会、职工代表大会、代
表会议的批准文件、通知、报告、决议、总结、纪 永 久
要、讲话、开幕词、闭幕词、发言稿、提案、简报、讨
论的文件、会议代表名单及声像资料
6．本单位召开的党、团、工会、职工代表大会、代
表会议的小组会记录、会议参考资料等 短 期
顺序号 归档文件 保管期限
7．本单位党、团、工会委员会全体会议、常委会会
议的记录、纪要和讨论的定稿文件 永 久
8．部机关党组、企业、事业单位党委会议、团委会
议、工会委员会会议的记录、纪要和讨论的文件 永 久
及声像资料
9．本单位党组、党委制发的文件方针、政策法规
性的 永久～长期
事务性的 短期
10．党中央领导人视察本单位工作时的指示、讲
话、题词及声像等资料 永 久
11．本单位党委向上级的请示、报告、汇报和上级
批复的文件材料方针政策性的、重要问题的 永 久
一般事务性问题的 短 期
12．本单位党员、团员年度统计报表及工会各种
统计年报 永 久
13．本单位党员、团员组织关系和工会会员转移
关系介绍信及存根 长 期
14．本单位党员、团员有关奖励和处分的决定及
有关材料
重要的 永 久
一般的 长期
15．本单位党组织建设中形成的文件材料，例如：
换届改选、发展计划等
重要的 永久～长期
一般的 短 期
顺序号 归档文件 保管期限
16．上级党组织纪律检查委员会对本单位和本单
纪律检查委员会对下级单位案件检查处理的文
件材料
重要的 永久～长期
一般的 短 期
17．本单位党组织宣传教育、统战工作中形成的
文件
重要的 长期
一般的 短 期
18．本单位党组织调查、研究、大事记、有关的照
片、工作总结等材料
重要的 永 久
一般的 长 期
19．党费、团费、工会会费收据等材料 短 期
20．上级工会及本单位工会颁发的决定、指示、决
议、规定、条例、制度、办法等文件
重要的 长 期
一般的 短 期
21．上级工会对本单位及本单位对下级进行工作
检查形成的文件材料
重要的 长 期
一般的 短 期
22．工会年度工作计划、总结等文件材料 永久～长期
顺序号 归档文件 保管期限
23．本单位工会工作问题的请示、批复材料
重要的 永久～长期
一般的 短 期
24．本单位工会劳动竞赛条件、竞赛评比总结材
料、先进集体、个人名单（光荣榜）与事迹材料及 长期～短期
奖状存根
25．上级团组织颁发的决议、决定、规定、指示、条
例、制度、办法、通知、通报等文件材料
重要的 长 期
一般的 短 期
26．上级团组织召开的各种重要会议文件 短 期
27．本单位团委工作计划、总结、调查研究等文件
材料
计划 短 期
总结 长 期
28．先进团员典型事迹材料、团委的经验材料与
上级的批复
重要的 永久～长期
一般的 短 期
29．各社会团体的年度计划、总结 长期～短期
30．各社会团体的年会及其活动中形成的各种文
件及声像资料
重要的 永久～长期
一般的 短 期
顺序号 归档文件 保管期限
二、行政管理
1．上级机关颁发的属本单位主管业务并需要执
行的法律、指示、命令、条例、规定、重要通知、通
报等文件
重要的 永久～长期
一般的 短 期
2．代上级机关草拟的并被采用的文件的最后草
稿及印件
重要的、法规的 永久～长期
其他的 短 期
3．上级机关、同级机关和无隶属关系机关颁发的
非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文 短 期
件
4．本单位颁发的（包括转发的及与其他单位联合
颁发的）决议、决定、指示、命令、条例、规定、办法
等文件
重要的主签的 永 久
重要的会签的 长 期
一般的（指事务性的规定、办法等） 短 期
5．本单位的请示报告与上级机关的批复、下级单
位的请示与本单位批复
方针政策性的、重要问题的 永久～长期
一般事务性问题的 短 期
6．国家领导人、上级机关领导人及有关业务机关
等视察、检查本单位工作时的重要指示、讲话、题
词及声像资料
重要的 永 久
一般的 长期～短期
顺序号 归档文件 保管期限
7．本单位行政领导会议的记录、纪要和讨论的文
件 永 久
8．本单位召开的工作会议、专业会议、及重要电
话会议的文件及声像资料
重要的如开会批准文件、通知、报告、决议、总结、 永 久
纪要、讲话、开幕词、闭幕词、讨论的文件、会议代
表名单、声像资料
简报、会议参考资料、发言稿、经验材料 长期～短期
9．本单位领导人公务活动形成的重要信件、电话
记录及从外单位带回与本单位有关的未经文书
处理部门登记的文件材料
重要的 永 久
一般的 长期～短期
10．本单位的历史沿革、大事记、年鉴汇编、反映
本单位重要活动事件的剪报照片、情况简报、信 永 久
息等定稿印本、荣誉奖励证书
11．本单位与同级单位和非隶属单位工作往来形
成的文件
重要的 长 期
一般的 短 期
12．规划、计划、统计、总结
（1）上级机关下达的国民经济计划、年度计划、长
远规划和设想等计划规划文件 长 期
（2）上级机关批准本单位编制的各种规划、计划
和本单位下达的计划年度的和年度以上的（没有 永 久
年度的，季度和半年的）
顺序号 归档文件 保管期限
（3）本单位编制的中、长期发展规划及基本建设、
生产技术、科学研究等方面的计划
重要的 永 久
一般的 长 期
（4）本单位技术改造措施、安全措施规划、推行现
代化管理规划和企业升级规划 长 期
（5）本单位总体改革方案 永久～长期
（6）本单位关于技术队伍、职工发展规划 长 期
（7）本单位年、季度经济技术指标年度的（无年度
的、季度的） 长 期
（8）本单位年度生产、技术发展计划及执行情况
分析 永 久
（9）下级单位报送的各种年度计划 短 期
（10）本单位和本单位汇总的各种统计报表（包括
计算机软盘等）
年度的 永 久
季度、月份的 短 期
（11）下级单位报送的各种年度统计报表 长 期
（12）本单位的工作报告、总结（包括专题报告、综
合报告、专题总结等）典型的、主要职能活动的年 永久～长期
度和年度以的上的
一般的 短 期
顺序号 归档文件 保管期限
（13）下级单位报送的总结、报告 短 期
13．机构、人事劳资文件
（1）上级对本单位和本单位对下级关于机构成
立、合并、撤销、更改名称、启用印信、办公迁址等 永 久
文件
（2）本单位组织简则、人员编制、工作条例、章程、
工作职责、职工名册、职工考核材料 永 久
（3）本单位干部的任免、评级、考核、专业技术职
务评定、聘任、退职、离休、退休、抚恤、死亡等文
件材料
上级对本单位领导人、本单位对直属单位领导人
任免 永 久
其他的 长 期
（4）有关本单位定编、岗位定员和劳动人事调配
等材料（包括职工调动工作的行政、工资关系介 永久～长期
绍信及存根）
（5）本单位内部职能部门的制度、办法 长期～短期
（6）本单位所管辖的干部的奖励和处分的决定及
有关材料
重要的 永 久
一般的 长 期
（7）本单位先进工作者、劳动模范名单及事迹的
材料
本单位批准的和汇辑的 永 久
一般的 长 期
顺序号 归档文件 保管期限
（8）本单位调资方案、测算材料、升级名单、总结
等 永久～长期
（9）各种津贴的实施方案 长期～短期
（10）本单位干部、职工教育和技术培训的文件、
材料等 长 期
14．外事和涉外文件
（1）外事活动中形成的文件材料，包括与外国签
订的条约、协定、协议书、意向书、合同等有关材
料
本单位经办的 永 久
非本单位经办但需要执行的 长 期
（2）本单位出国活动、接待外宾和聘请外国专家
和专家在我国活动所形成的文件（如请示、报告、
计划、总结、汇报、重要简报、会谈纪要、谈话记录
等及有关声像资料、有参考价值的资料、互赠礼
品清单、工作往来文件）
重要的 永 久
一般的 长 期
纯事务性的 短 期
（3）本单位选拔出国留学生、实习生、研修生、研
究生所形成的文件
重要的 永久～长期
一般的 短 期
顺序号 归档文件 保管期限
（4）本单位与外国商务机构、验船部门及其他企
业、事业单位建立工作联系和一般业务往来形成
的文件
重要的 长 期
一般的 短 期
15．财务
（1）本单位制定的财务管理的规定、制度 永久～长期
（2）本单位财务工作计划、预算、编制说明、总结 永久～长期
（3）固定资产的调拨、报废、封存的有关文件材料
重要的 永久～长期
一般的 短 期
16．其他
（1）本单位编辑出版物样本、原稿和经领导人修
改过的清样 永 久
（2）本单位发布的文告（如公告、通告、告示、声明
等）文稿及剪报
重要的 永久～长期
一般的 短 期
（3）本单位发出、收到的贺信、贺电
重要的 永久～长期
一般的 短 期
（4）关于港区、航区划分、航道、公路分级、船舶、
车辆命名问题等文件材料 永 久
（5）本单位普查、调查、视察、检查工作形成的文
件材料
重要的 永久～长期
一般的 短 期
顺序号 归档文件 保管期限
（6）本单位信访工作文件、简报、摘报、记录、处理
报告与总结、请示与批复
重要的 永久～长期
一般的 短 期
（7）本单位档案鉴定工作报告及档案销毁审批清
册等文件材料 永 久
（8）本单位档案信息资源开发编研材料 长 期
（9）本单位档案管理升级有关材料
重要的 永 久
一般的 长 期
（10）本单位档案管理经验材料及有关证书
重要的 长 期
一般的 短 期
（11）档案交接凭证 永 久
（12）本单位反映交通事业的电影、电视、录像片 永 久
（13）反映本单位交通改革、行政管理等重要活动
的声像资料 永 久
（14）本单位向中央电视台和地方电视台提供的
录像带、电影、电视片 永 久
三、经营管理
1．本单位向工商管理部门登记、申请执照的有关
文件 永 久
2．本单位经营方针目标管理方面文件 永久～长期
顺序号 归档文件 保管期限
3．本单位升为国家一级、二级、省先进企业等活
动中形成的文件材料 重要的永久
～长期
一般的短期
4．实行股份制、中外合资和国内联营的单位在经
营活动中所形成的文件材料（包括会议文件）及 重要的永久
招标投标材料和本单位投标材料
～长期
一般的短期
5．销售方面
（1）本单位与有关单位及国外厂家签订的经济合
同、协议、意向书及有关谈判材料与合同执行情 重要的永久
况等
一般的长期
～短期
（2）产品销售价格目录 长 期
（3）产品销售的调查预测决策措施及用户对产品
情况反馈和处理材料 短 期
（4）产品订货、展销会形成的文件 短 期
（5）有关工商、税务管理部门的审批表报等有关
材料 长 期
（6）国内外同行业调查考察报告 长期～短期
6．物资供应
（1）年度原材料、物资供应计划、统计及总结 永久～长期
（2）生产用材料收支与结存明细表 短 期
（3）材料价格表 短 期
（4）物资消耗、储备定额 长 期
顺序号 归档文件 保管期限
（5）物资消耗统计报表 永久～长期
（6）年度材料运输计划、总结 短 期
（7）月份运输计划（记录）、统计表 短 期
（8）财产、物资调拨、转让交接清册 重要的永久
～长期
一般的短期
7．船舶理货
（1）理货统计报表 年度的永久
无年度的
半年的永久
无年度和半
年的，月份
的长期
（2）理货单证 货损、货差
理赔的长期
一般的短期
保管期限
顺序号 归档文件 主管 建设 施工 设计
机关 单位 单位 单位
四、基本建设
1．可行性研究报告 长期 永久 长期
2．项目评估 长期 永久 长期
3．环境预测及调查报告 长期 永久 长期
4．设计任务书及审批
文件 长期 永久 永久
保管期限
顺序号 归档文件 主管 建设 施工 设计
机关 单位 单位 单位
5．有关征地文件 永久
6．工程地质、水文、气
象及地震原始记录 长期 长期
7．工程地形地质测绘
报告，重要的测绘计 永久 永久
算，作为设计依据的水
文，气象地震资料
8．经济调查报告，港
口、工厂、航道、公路、 长期 长期 永久
桥梁、隧道、路线的选
址、选线报告
9．初步设计、技术设计 长期 永久 永久
10．施工图设计及变更
文件 短期 长期 永久
11．设计计算书，采用
的标准、标准设计、通 永久
用设计
12．关键技术试验 永久
13．总体规划设计 长期 永久 永久
14．承发包合同、协议
书、招标、投标、租赁文 永久 永久
件
15．环保三同时，消防、
卫生及水暖、电、煤气 永久
供应协议书
保管期限
顺序号 归档文件 主管 建设 施工 设计
机关 单位 单位 单位
16．开工报告、工程技
术要求、技术交底、图 短期 长期
纸会审纪要
17．施工组织设计、施
工方案 永久
18．施工技术措施、施 一般的长期
工安全措施、施工工艺 重要的永久
19．原材料及构件出厂
证明、质量鉴定 长期
20．建筑材料试验报告 长期 短期
21．工程更改洽商单、
材料代用审批 永久 短期
22．施工定位测量、地
质勘察 永久 短期
23．土、岩、试验报告，基
础处理，基础工程施工 永久 长期
图
24．施工记录、日记 短期
25．隐蔽工程验收记录
及质量检验单 永久 长期
26．工程记录及测试、
沉陷、位移变形观测记 永久 长期
录
保管期限
顺序号 归档文件 主管 建设 施工 设计
机关 单位 单位 单位
27．事故处理报告 重要的永久重要的长期

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