试论档案的社会作用
张智涛
随着社会主义经济文化的不断发展，档案工作的规模日益扩大，内容日益丰富，职能日益扩展，其社会作用也日益凸显。档案作为失去改革开放、促进经济发展、加快社会主义物质文明和精神文明建设的重要服务载体，发挥着越来越重要的作用。
一、档案社会作用的表现
1、档案是社会文明进步的重要标志。从历史的角度看，档案是历史的记录，通过档案可以摸清历史脉络，了解重要史实，从历史的发展和演变中总结经验，吸取教训，探索历史发展规律。从现实的角度看，档案是当今社会发展的真实写照，它记录了党和国家在经济建设、社会建设等方面的路线、方针、政策，让老百姓有广泛的知情权、参与权；档案是人类智慧的源泉，是社会文明的思想宝库，是科学研究不可缺少的第一手资料，借助珍贵的档案资料研究和解决实际问题，可以减少人力、物力和财力的浪费，不断提高工作效率。
2、档案是社会宣传教育的生动资料。档案不仅记录了人们生产活动的全过程，而且还凝结了人们在各种社会活动中积累的经验智慧，是进行革命传统教育和爱国主义教育的生动素材。在社会发生深刻变革、信息传播途径日益多样化的新形势下，我们要通过各种宣传渠道传播文化，统一人们的思想和行动，充分发挥档案在意识形态领域中的重要作用，切实把档案馆（室）办成爱国主义教育基地，通过举办档案图片展览、编辑出版图书、发表纪念文章等人民群众喜闻乐见的形式，开展内容丰富的教育活动，加深人们对历史文化的认识，增强民族意识、团结意识和发展意识，增强中华民族的身心力和凝聚力，促进社会和谐发展。
二、档案社会作用的拓展
1、档案是服务党和国家工作大局的重要参考。服务党和国家工作大局就是把为社会经济建设、政治建设、文化建设、构建和谐社会服务摆在档案工作的突出位置，做好经济领域的档案工作，规范企业档案管理，积极建立有利于民营企业发展的档案工作管理制度，使档案工作更好地为国民经济快速发展服务，为和谐社会建设服务。同时，我们还要紧扣人民群众目前最关心的“三农”、社会治安、社会保障体制、协调城乡发展、人口资源环境等问题，做好档案服务工作。
2、档案是实行对外开放、扩大对外交往的重要工具。档案是国家信息资源的重要组成部分。在改革开放和对外交往的过程中，通过对各种档案资料的综合分析、加工，发挥档案资源的信息交流、社会共享作用，客观、公正、真实地展示我国社会主义建设事业取得的巨大成就，展现中华民族的伟大力量，对扩大与世界各国交流和合作，增强与世界各国人民的团结和友谊，将起到积极的作用。首先，要建立档案信息网，将有关档案信息，如经济类、社会管理类、公共服务类、科普类方面的信息网上公布，使用户方便、快捷地查询到所需的档案信息。其次，要加大档案资源开放力度，满足对外文化交往需求。近几年，为扩大双边关系，多数国家以举办文化年的形式，加强两国之间的文化交往。如中澳两国共同挖掘档案史料，编辑出版的《莫理循在中国》等书籍，对追寻历史足迹、扩大两国人民的文化交流和失去世界和平起到了重要作用。
三、提升档案社会作用的有效措施
档案馆（室）只有为社会提供优质服务才能使档案价值得以实现，充分发挥其社会功能。为此，我们要切实加强档案基础业务建设和档案开发利用工作，为档案社会作用的发挥创造前提条件。
1、加大档案收集力度，丰富馆藏种类。馆藏是服务之本，是提供利用的前提和基础。只有具备丰富合理的馆藏，才能充分发挥档案的坐，满足不同用户的需求。多年来，由于各种原因，接收进馆的档案大多是各级机关的文书档案，内容比较单一。要想方设法改变这一现状，就要努力丰富馆藏。一要在摸清现有馆藏的基础，对所属单位的历史和现状进行深入了解，制定切实可行的收集方案。既要收集文书档案，又要加大科技、专门档案的接收力度，尤其是声像档案和特殊塔林学好，尽可能把反映单位中心工作、重要活动、重大事件的各类新型载体档案收集齐全。二是要加大宣传力度，增强立档单位和机关人员的档案意识。通过开通档案信息网、举办档案展览、专题研讨、召开座谈会等多种形式，扩大档案工作的影响，力争做到业务工作开展到哪里，档案工作就延伸到哪里。同时，加强对档案人员专业知识的教育培训，经常督促检查痫单位档案收集和归档情况，尤其是关注未经档案室登记的各类文件材料，争取将应收集的档案一卷不漏地全部收上来。三是要选派专业人员全方位、多角度、多途径、多方式地搞好收集工作。在征得领导同意的情况下，档案部门应该主动参与、全程跟踪各项重大活动，掌握第一手材料。同时，进一步加强馆际之间的互相交流，交换档案资料，弥补馆藏不足，丰富馆藏档案种类。
2、做好档案资源开发利用工作。开发利用档案信息资源是档案部门建设和发展的主要途径，档案部门可通过档案信息的开发利用为经济建设和社会和谐进一步方面提供决策依据，进一步拓展服务空间，在保证机密信息案例的前提下，把开发出来的信息资源及时传递，使档案信息最大程度地发挥经济效益与社会效益，尽快转化为现实的生产力。为此，一要做好开放工作。除馆内年满30年的档案要按期向社会开放外，根据《档案法实施办法》的有关规定，还可将经济、科学、技术、文化等方面的档案适时向社会开放。二要做好编研工作，把“死”档案变成“活”资料，最大限度地满足社会对档案信息的需求，更好地为经济建设和社会各项事业服务。三要做好开放档案的宣传工作，通过多种方式向社会公众公布档案目录和档案全文，为档案的开发利用创造条件。